Digital Workplace, New Work und Arbeit 4.0 sind kein Trend, sondern vielmehr ein entscheidender Baustein in der Zukunftsstrategie erfolgreicher Unternehmen. Denn ein moderner Arbeitsplatz bietet Unternehmen klare Vorteile: Ortsunabhängige Kommunikation und flexible Arbeitszeiten führen zu mehr Eigenverantwortlichkeit aber auch Freiheiten der Mitarbeiter.

Der moderne Arbeitsplatz und seine Herausforderungen

Durch die Digitalisierung ändert sich die Art, wie wir arbeiten und untereinander kommunizieren. Gleichzeitig werden Prozesse effizienter und der Arbeitsalltag durch neue Tools und Anwendungen vereinfacht. All diese Faktoren wirken sich unmittelbar auf die Produktivität eines Unternehmens aus. Mitarbeiter profitieren von einer besseren Work-Life-Balance, gesteigerten Zufriedenheit und höheren Motivation. Gleichzeitig werden Arbeitsweisen effizienter und Prozesse optimiert, was langfristig für den Unternehmenserfolg entscheidend ist.

Für den Modern Workplace steht daher nicht der digitale Arbeitsplatz im Vordergrund, sondern ein abgestimmtes Konzept von zeitgemäßer Arbeitsweise und moderner Technologie. Ob im Büro am PC, unterwegs auf dem Smartphone oder im Home-Office per Laptop – Mitarbeiter bleiben untereinander vernetzt, Kommunikation wird ortsunabhängig und Daten sowie Anwendungen zentral bereitgestellt.

Mit den aufkommenden, neuen Möglichkeiten des modernen Arbeitsplatzes wachsen aber auch die Herausforderungen für Unternehmen. Mit einem ganzheitlichen Modern-Workplace-Konzept werden hierfür individuelle Lösungen definiert, die von der Einrichtung, über die Etablierung bis hin zum langfristigen IT-Management alle Faktoren berücksichtigen für eine abgestimmte, erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.

Herausforderung 1: Verständnis schaffen und Bedarf analysieren

Ein ganzheitliches Modern-Workplace-Konzept umfasst mehr als neue Geräte und IT-Ausstattung. Zunächst erfordert dies ein gemeinsames Verständnis für eine langfristige Digitalisierungsstrategie. Hier werden interne Prozesse und individuelle Arbeitsweisen analysiert und der Bedarf an zukunftsfähigen IT-Strukturen ermittelt. Oftmals fehlt es hier bereits an wichtigen Schnittstellen zwischen Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden. Darunter leidet sowohl die interne als auch externe Kommunikation, was Frust bei Mitarbeitern und Kunden zur Folge hat. Gleichzeitig werden Betriebsabläufe verzögert und es entstehen Umsatzverluste durch langsame und ineffiziente Prozesse.

Die Lösung

Die Etablierung von einheitlichen IT-Lösungen im gesamten Unternehmen gilt es mit einem angemessenen, hochwertigen Service zu kombinieren. Diese Vorgehensweise verbessert zum einen die Stabilität der Infrastruktur, und minimiert eventuelle Ausfallzeiten erheblich. In diesem Zusammenhang ist auch die Auswirkung auf die Motivation der Mitarbeiter nicht zu unterschätzen. Stabilität und Verfügbarkeit des digitalen Arbeitsumfelds sind hier zunehmend entscheidende, motivationsbeeinflussende Komponenten. Hierzu müssen nicht zwangsläufig eigene Mitarbeiter eingesetzt werden. Externe Lösungen im Bereich Microsoft oder bei Standardtools bieten heute viel Leistung für überschaubares Geld und können als Alternative bedarfsorientiert eingesetzt werden.

Herausforderung 2: Einheitliche Kommunikation und Dienste

Digitale Arbeitsplätze bieten eine flexible Kommunikation und direkten Zugriff auf wichtige Daten. Abteilungsübergreifende Videokonferenzen müssen ebenso möglich sein wie die Arbeit an gemeinsamen Bildschirmen und das Versenden von Nachrichten in Echtzeit. Werden digitale Tools jedoch häppchenweise eingeführt, entsteht ein Dickicht aus unterschiedlichsten Systemen, die nicht miteinander kompatibel sind, sodass im schlimmsten Fall eine schnelle Kommunikation unmöglich wird und Mitarbeiter viel Zeit mit nicht funktionierender Technik verschwenden. Gleichzeitig führt dies zwangsläufig zu Produktivitätseinschränkungen.

Die Lösung

Eine gründliche Analyse mit Mitarbeitern aus allen Bereichen des Unternehmens sollte durchgeführt werden. Ein erster Schritt ist dann die notwendige Konsolidierung von nicht notwendigen Strukturen und Applikationen. Die Fokussierung auf wichtige und notwendige Tools, die miteinander kompatibel sind und alle Anforderungen des digitalen Arbeitsplatzes erfüllen, ist sinnvoll. Überflüssige Anwendungen sollten rigoros entfernt werden – somit sparen die Unternehmen zusätzlich Lizenzgebühren und Wartungskosten ein. Auch der Support kann entlastet und gleichzeitig fokussiert werden. Ziel sollte es sein, eine Plattform zu schaffen, auf der alle Anwendungen zusammenlaufen, sodass auch die abteilungsübergreifende Kommunikation reibungslos abläuft. Auch ist darauf zu achten, dass zukünftige Anschaffungen stets im Hinblick auf die gesamte digitale Struktur erfolgen und der Blick sich von den Insellösungen im Unternehmen zur digitalen Infrastruktur verändert.

Herausforderung 3: Effiziente Zusammenarbeit

Damit digitale Arbeitsplätze zu einem Erfolg werden, müssen alle zusammen an einem Strang ziehen. Es macht wenig Sinn, wenn Einzelpersonen Maßnahmen anordnen, ohne auf die Anforderungen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter zu achten – denn der digitale Arbeitsplatz der Zukunft steht auch für effektive Teamarbeit. In Zukunft werden Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten und teilweise nur digital miteinander kommunizieren. Ohne Teamspirit, Zusammenarbeit und eine gemeinsame Motivation kann schnell ein Gefühl von Isolation entstehen – was bei Mitarbeitern zu Frust und somit zu einem geringeren Einsatz für die Ziele des Unternehmens führen kann.

Die Lösung

Zahlreiche Erfahrungen und Studien zeigen, dass Mitarbeiter wesentlich effektiver und motivierter arbeiten, wenn sie ein Gemeinschaftsgefühl haben – das gilt auch und gerade für diejenigen, die nicht unmittelbar vor Ort arbeiten. Tools, die gezielt die Kommunikation innerhalb von Teams ermöglichen, helfen dabei ebenso wie das Definieren eines gemeinsamen Ziels und die Berücksichtigung der Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter. Fragen Sie nach: Welche technischen Möglichkeiten erleichtern die Arbeit und welche Form der Kommunikation funktioniert am besten? Mit diesen Vorgaben können passgenaue digitale Arbeitsplätze eingerichtet werden, die auch die Mitarbeiter motivieren. Wenn Sie zusätzlich auf gut funktionierende Teams achten, die sich gegenseitig ergänzen, wird digitales Arbeiten schon sehr bald zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor im Unternehmen! Beziehen Sie hier Ihre Teams aktiv in Workshops mit ein und sorgen Sie auch dafür, dass die Apps & Tools motiviert angewendet und effizient genutzt werden. Auch ein möglicher Aus- und Weiterbildungsbedarf bei definierten User Gruppen sollte hier berücksichtigt werden.

Umdenken ist gefragt!

Um digitale Arbeitsplätze erfolgreich einzurichten, sollten Unternehmen sowohl im Bereich Technik als auch in der Mitarbeiterführung umdenken. Die gesamte IT-Infrastruktur gehört auf den Prüfstand – mit dem Ziel einheitliche IT-Lösungen und kompatible Tools für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig müssen Hierarchien und Zeitpläne neu gedacht werden, sodass Mitarbeiter einen direkten Nutzen durch den digitalen Arbeitsplatz spüren und sich als Teil eines Teams verstehen. Wenn all dies gelingt, ist der digitale Arbeitsplatz ein erfolgversprechender Faktor für die Zukunftsstrategie erfolgreicher Unternehmen.