mobene: Modernes Intranet mit SharePoint Online
Die mobene Unternehmensgruppe ist mit ihren Tochtergesellschaften ein in Deutschland führendes Handelsunternehmen für Heizöl, Kraftstoffe, Schmierstoffe, Erdgas und Strom mit Sitz in Hamburg und Verwaltungssitz in Essen. Rund 520 Mitarbeiter an bundesweit über 30 Standorten betreuen mehr als 20.000 gewerbliche und behördliche Verbraucher sowie über 270.000 private Endkunden.
Ausgangssituation
Vor Projektbeginn stellte mobene seinen Mitarbeitern Informationen über ein PHP-basiertes Intranet zur Verfügung, welches vornehmlich verlinkte PDF-Dokumente enthielt. Die Gestaltung von Inhalten war aufwändig, die Pflege umständlich und Inhalte waren aufgrund einer fehlenden Volltextindizierung oftmals nicht auffindbar. Um Inhalte in mehreren Bereichen verfügbar zu machen, musste ein Dokument zudem redundant abgelegt werden, was an einigen Stellen zu unterschiedlichen Versionen führte. Das Unternehmen setzte u.a. mit Exchange Online schon die ersten Lösungen aus Microsoft 365 ein. Da SharePoint Online bereits lizenziert war, lag es auf der Hand, die Neugestaltung eines gruppenweiten Intranets mit dieser Technologie umzusetzen.
Lösung
netgo konnte durch zahlreiche erfolgreich durchgeführte Projekte bereits nachweisen, Intranets mit SharePoint Online in agiler Weise umsetzen zu können. Ein initialer Anforderungsworkshop, der aufgrund der Corona-Pandemie mittels Microsoft Teams durchgeführt wurde, konnte mobene zudem von der Leistungsfähigkeit der netgo überzeugen. Bereits wenige Wochen später konnte zum Projektstart mit einem ersten grundlegend strukturierten Prototyp die weitere Ausgestaltung des Intranets mit der Marketingabteilung besprochen werden. Während die Inhalte und die Gestaltungselemente durch die Marketingabteilung bereitgestellt wurden, kümmerte sich netgo um die technischen Anpassungs- und Ergänzungswünsche unter Microsoft 365. Mittels SharePoint Hub, eigenen Farbgestaltungen, Site Scripts, JSON-angepasster Listen und über das lokale Active Directory steuerbare Sicherheitsgruppen konnten alle Wünsche des Kunden zu den Themen Strukturierung, Design, Navigation, Informationsaggregation und Berechtigung umgesetzt werden.
Wir standen vor der Herausforderung, während einer Reorganisation der Unternehmensgruppe, eine zentrale Informationsplattform für alle Mitarbeiter aufzubauen. Die Flexibilität von SharePoint Online hatte uns von Beginn an überzeugt und ermöglichte uns während der agilen Neugestaltung unseres Intranets, auf Änderungen schnell reagieren zu können.
Die Zusammenarbeit mit der netgo war dabei in jeder Phase des Projekts hervorragend! Wir konnten sofort von der enormen Erfahrung unseres Partners profitieren und wurden sowohl bei der Gestaltung und Strukturierung als auch bei der Lösungsfindung und Administration stets kompetent beraten. So ließ sich unser Intranet in kürzester Zeit realisieren. Auch die ausgezeichnete Unterstützung beim Intranet-Launch durch Video-Material und Schulungen unserer Redakteure haben uns in jedem Fall überzeugt.
Ergebnis
Anfang 2022 konnte das zentrale Intranet der mobene Unternehmensgruppe für alle Mitarbeiter zeitgerecht wie gewünscht bereitgestellt werden. Alle Kollegen waren im Vorfeld über die Neuerungen informiert und konnten vom ersten Tag mit dem verbesserten Informationssystem arbeiten. Alle Inhalte werden volltextindiziert und sind nun jederzeit auffindbar. Die starke Verzahnung mehrerer Onlinedienste in Microsoft 365 wie SharePoint Online, Microsoft Forms und Microsoft Stream konnten den Kunden vollständig überzeugen und haben den Einkauf zusätzlicher Lösungskomponenten überflüssig gemacht.
netgo GmbH 
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