5 Ursachen für Datenverlust in Microsoft 365 und wie Backup-Lösungen dem vorbeugen

Datenverluste sind ein Alptraum, den kein Unternehmen erleben möchte. Bereits ein einziges versehentlich gelöschtes Dokument kann ernsthafte Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Im heutigen Zeitalter der Cloud-Technologie – insbesondere im Microsoft 365-Ökosystem – gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten zu verlieren, ob absichtlich oder nicht. Sei es durch einen einzigen Fehlklick oder durch die Zuweisung falscher Einstellungen und Berechtigungen – Mitarbeiter auf allen Ebenen müssen Vorkehrungen gegen Datenverluste treffen.

Es gibt verschiedene Datenverlustszenarien, über die man allgemein Bescheid wissen sollte. Schauen wir uns an, wie es zu diesen Szenarien kommt, damit Sie einen Eindruck davon erhalten, wie Sie deren Eintreten verhindern können – und wie Backup- und Wiederherstellungslösungen von Drittanbietern Ihnen helfen können. So kommt es zu Datenverlust in Microsoft 365:

Beschädigte Datei durch Versionierung

Die Beschädigung von Dokumenten ist eine der häufigsten Arten, wie Unternehmen Daten verlieren. Mitarbeitende haben die Eigenart, viele Versionen eines einzigen Dokuments zu erstellen, die sich Version um Version ansammeln. Die Unterscheidung der Versionen erfolgt dann anhand ihrer Titel. So weit, so nachvollziehbar. Wird die Datei in diesem Szenario beschädigt, wird es unmöglich, die Version wiederherzustellen, die Sie benötigen, da sie an verschiedene Nutzer im Team weitergeleitet wird. Hier erweist sich eine effiziente externe Backup-Lösung als nützlich: Sie stellt nicht nur eine bestimmte Datei wieder her, sondern auch genau die von Ihnen gewünschte Version. Mit AvePoints Cloud Backup können Sie den Wiederherstellungspunkt auswählen, um die korrekte Dateiversion wiederherzustellen, wie auf dem folgenden Screenshot zu sehen ist:

Löschung von Planner-Registerkarten durch Nutzer

Auch wenn es andere Fälle gibt, in denen Microsoft 365-Datenverluste in größerem Umfang auftreten, handelt es sich bei diesem Szenario eher um den Verlust einzelner Dateien. Obwohl Planner noch relativ neu und daher nicht so gebräuchlich ist, eignet sich die Anwendung zur effektiven Überwachung Ihrer Aufgaben und Fortschritte. Es schafft einen Kollaborationsbereich für Teams, in dem Berechtigungen nicht so eng gefasst sind. Aus diesem Grund können Nutzer im Handumdrehen Aufgaben löschen.

Die Wiederherstellung eines gelöschten Elements scheint hier allerdings schier unmöglich, da Ihnen nur wenige Sekunden bleiben, um die Löschung wieder rückgängig zu machen. Glücklicherweise hilft Ihnen auch hier das gleiche Backup-Tool dabei, bestimmte Elemente wiederherzustellen. Gelöschte Buckets können in Sekundenschnelle wiederhergestellt werden!

Rollback von Site-Inhalten durch Teambesitzer oder Administratoren

Ein weiteres großartiges Tool, das von vielen genutzt wird, ist Microsoft Teams, obwohl Datenverluste auch dort ein Problem sind. Teambesitzer haben den höchsten Berechtigungsstatus und damit die Möglichkeit, bestimmte Tätigkeiten innerhalb eines Teams und des zugehörigen SharePoint-Pendants auszuführen. Im Webinar wurde gezeigt, wie ein Rollback von einem bestimmten Punkt aus eine Datenversion wiederherstellen kann, aber auch alle nicht ausgewählten Wiederherstellungspunkte verwirft, was zu einem Verlust aller Änderungen und Dokumente führt, die die Zusammenarbeit beeinträchtigen könnten. Cloud Backup ist hier von großem Nutzen, da Sie mit zahlreichen Wiederherstellungsoptionen von höchster Ebene bis zum Einzelelement verschiedene Arten von Microsoft Teams-Inhalten wiederherstellen können.

Administratorenfehler in Bezug auf Metadaten und Berechtigungen

„Citizen Developer“ ist eine von Microsoft entwickelte Funktion, die es Administratoren oder bestimmten Nutzern ermöglicht, Prozesse mit Low-Code- oder No-Code-Lösungen wie der Power Platform zu entwickeln. Obwohl diese Funktion eine einfache Lösung für bestimmte Probleme bietet, ist sie auch anfällig für Fehler, die zu Datenverlusten führen können. Diese No-Code-Flows könnten sich in größerem Umfang auswirken, da sie Massenänderungen an Inhalten ermöglichen; eine Bewegung und ein großer Teil der Inhalte kann verschwinden. Eine einfache Handlung wie das Löschen oder Verschieben einer Spalte kann sich gravierend auf Metadaten und Berechtigungen auswirken.

Leider lassen sich diese klaffenden Lücken durch native Wiederherstellungsmöglichkeiten nicht schließen. Seien Sie also extravorsichtig bei der Erstellung und Bearbeitung dieser Projekt-Workflows. Auch bei der Vergabe von Berechtigungen und Zugang an bestimmte Nutzer sollten Admins und Teambesitzer vorsichtig vorgehen. Glücklicherweise deckt die gleiche Drittanbieterlösung, die wir bereits erwähnt haben, auch hier Ihren Bedarf ab! Mit Cloud Backup können Sie alle Metadaten und Berechtigungen wiederherstellen, die Sie brauchen.

Aufbewahrung der Inhalte ehemaliger Mitarbeiter

Dieses Szenario könnte möglicherweise größere Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben als die oben genannten. In Fällen, in denen Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder nur für kurze Zeit bleiben, stellt sich die Frage, ob Admins deren Lizenzen und damit Inhalte beibehalten oder die Lizenzen deaktivieren und entfernen sollten, um ihren Zugriff auf Outlook-Postfächer oder OneDrive zu sperren.

Auch hier kann eine starke Microsoft 365-Backup-Lösung eines Drittanbieters wie Cloud Backup entscheidend sein. Mit dem AvePoint Tool können Sie ein ganzes Postfach exportieren, für zusätzliche Sicherheit verschlüsseln und am gleichen oder einem anderen Ort wiederherstellen, wenn der Mitarbeiter zurückkehren sollte oder Sie wichtige Inhalte überprüfen müssen.

Cloud Backup bietet zudem die Möglichkeit, ein eigenes Speichergerät zur Wiederherstellung der Daten einzusetzen. Das ist besonders für Anwender wie Behörden nützlich, bei denen Sicherheit den höchsten Stellenwert einnimmt.

Die native Datenwiederherstellung von Microsoft 365 ist zwar hilfreich, deckt aber nicht alles ab, was Sie benötigen. In manchen Fällen können Sie Ihre Daten innerhalb von zwei Wochen nach der Löschung wiederherstellen; in anderen haben Sie (wie bei Planner) keinerlei Wiederherstellungsmöglichkeit. Sehen Sie sich die Beispielszenarien unten an:

Es ist kein Geheimnis, dass Daten stets anfällig für Datenschutzverletzungen und Angriffe sind. Deshalb liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass in Ihrer Organisation alles richtig eingerichtet ist, um die aufgeführten Szenarien zu vermeiden. Erfahren Sie, wie die Backup- und Wiederherstellungslösungen von AvePoint Ihnen dabei helfen, kritische Microsoft 365-Daten zu sichern und zu schützen.

Dieser Artikel erschien zuvor bei AvePoint.