In unserem vorletzten Blog Beitrag wollen wir einen Blick auf die intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams werfen. “Intelligente Kommunikation” kommt als Begrifflichkeit natürlich aus der Marketing Abteilung von Microsoft. Die Intelligenz, die das Marketing hier adressieren möchte, kommt durch kleine Helferlein, die sich perfekt in Teams integrieren lassen, den Bots.

Bots sind kleine Programme, die einem im täglichen (Arbeits-) Alltag unterstützen und helfen sollen. Die bekanntesten Beispiele für einen Bot sind mit Sicherheit Cortana, Siri oder auch Alexa. Kleine Assistenten, die auf Sprache reagieren und mit denen man Informationen abrufen, Bestellungen bei Online Shops aufgeben oder auch die Hausautomatisierung steuern kann.

Bots sind kleine Programme, die menschlich wirken sollen und eine Interaktion zwischen Mensch und Anwendung ermöglichen.

Bots und Microsoft Teams

Im Kontext von Microsoft Teams werden Bots mittels Chat Funktion eingebunden. Bots lassen sich über das Präfix @ ansteuern und bekommen dadurch schon einen leichten menschlichen Zug. Denn sie sind genauso wie jedes Teammitglied darüber ansprechbar, haben in Teams auch ein Avatar, sind quasi ein vollständiges Teammitglied.
Unterschieden werden in Microsoft Teams zwei Arten von Bots: der 1:1 Bot und der Gruppen-Bot. Wie die Begriffe schon erahnen lassen, ermöglicht der 1:1 Bot immer eine direkte Kommunikation zu einem Anwender und ist ein persönlicher Chat. Bei dem Gruppen Bot ist der Chat Verlauf auch von anderen Teams Mitgliedern einsehbar. Dieser steht also dem ganzen Team zur Verfügung.

Machen wir den Anfang mit T-Bot

Als einfaches Beispiel für einen Bot, den jeder Teams Anwender verwenden kann, ist der T-Bot. Die Office Büro Klammer der Neuzeit quasi.
Für die jüngeren Leser dieses Blogs: als man früher eine Funktion im Office gesucht hat, konnte man die Taste F1 drücken und es erschien eine kleine, animierte Büroklammer als Hilfe Assistent. Dem Assistenten konnte man dann die Frage stellen und es kamen dann (mehr oder weniger) hilfreiche Lösung zum Vorschein.

Innerhalb Microsoft Teams übernimmt diese Funktion nun T-Bot. T-Bot ist ein 1:1 Chat-Bot, den man über den Reiter Chat innerhalb Teams findet und eine Unterhaltung starten kann. Möchte man etwas zu Teams wissen, kann man hier seine Fragen rund um Microsoft Teams loszuwerden. Öffnet man die Chat-Historie von T-Bot , so wird einem neben dem eigentlichen Chat auch ein Reiter mit einer Hilfe Website zu Microsoft Teams angeboten. Stellt man T-Bot eine Frage, so antwortet der Bot mit Auszügen aus den Microsoft Docs Universum und Verlinkungen zu den entsprechenden Artikel. Gleichzeitig kann man die Ausgabe bewerten und dem Entwicklerteam Rückmeldung zur Qualität der Antwort geben.

Wer ist eigentlich Herr Einstein?

Auch gibt es viele weitere Bots, die über den Microsoft Teams Store bereitgestellt werden und für ein Team installiert werden können. So z.B. auch der von Microsoft bereitgestellte Who-Bot. Der Who-Bot liefert einem Teams Anwender Informationen zu einer Person aus dem Unternehmen und kann auch Informationen zu den Personen über die MySite von SharePoint Online bereitstellen.
Zunächst muss man dafür aber den Who-Bot installieren. Dazu kann man z.B. über das Befehlsfenster “who” eingeben und es wird der Who Bot bereits als App vorgeschlagen:

Wählt man den Vorschlag aus, wird man aufgefordert den Bot zu installieren und der Bot steht dann im Chat Reiter zur Nutzung bereit.
Über einfache Fragen wie “who is Frank Sinatra” wird das Unternehmensadressbuch durchsucht und bei einem Ergebnis wird eine Ergebniskarte mit Kontaktinformationen und weiteren Aktionsmöglichkeiten präsentiert:

Über den Button “Manager” kann man sich z.B. den Vorgesetzten von Frank Sinatra anzeigen lassen, sofern diese Information im Ad hinterlegt ist:

Auch sieht man an diesem Beispiel, dass über den Button letztendlich nur eine neue Frage an den Bot generiert wird, nämlich “Who i the manager of Frank Sinatra”

Was ist, wenn die Bots aus dem Microsoft Store mir nicht die Funktionen liefern, die ich benötige?

Über den Microsoft App Store lassen sich zahlreiche Bots installieren, unter Umständen gibt es aber dennoch Anforderungen, die so out-of-the-Box noch nicht verfügbar sind. Denkbar wäre z.B. eine Kopplung an die eigene Hausautomatisierung zur Steuerung von Klimaanlagen in Räumen, ein Buchungsbot für Poolfahrzeuge oder ein Bot der Daten aus einem ERP System anzeigt. Für Anforderungen, für die es keinen fertigen Bot gibt, kann man über das Bot Framework von Microsoft neue Bots schreiben und bereitstellen. Und auch hier gibt es fertige Funktionen, die man kombinieren kann.
So z.B. der QandAMaker von Microsoft, zu finden unter https://www.qandamaker.ai.

Hierbei handelt es sich um eine Azure Funktion, die entsprechend formatierte FAQ oder Wiki Seiten analysiert und in Fragen/Antwort teilt. Diese Fragen und Antworten werden in einer Datenbank gespeichert und dem Bot zugänglich gemacht. Nun kann der Anwender in Teams einen Chat mit dem Bot starten und eine Frage stellen. Findet der Wiki Bot den Eintrag in dem angelernten Content, so gibt er die Antwort an den Anwender zurück.

Zum Erstellen einer QandAMaker Services wird ein entsprechender Azure Service benötigt.

Ist dieser vorhanden, kann man seine Knowledgebase in wenigen Klicks aufbauen. Zunächst ist der QandAMaker Service mit Informationen zu füttern, welche Webseiten oder Dokumente der Service crawlen soll:

Danach wird der erste Index aufgebaut und zur Verfügung gestellt.

Ein erstes Ergebnis, das man nun auch schon anpassen kann, ist nach dem Crawl Vorgang sichtbar:

Über “Save and train” wird die Knowledgebase mit diesen Einstellungen gespeichert und trainiert. Zum Abschluss muss dieses Training noch veröffentlicht werden, damit der Teams Bot auch darauf zugreifen kann.

Über die Test Funktion kann man den antrainierten Inhalt testen und gegebenenfalls auch bessere Antworten auf eine Frage definieren.
Auch hier gilt wieder: der Bot kann nur auf Fragen antworten, die er schon kennt oder für die er ein Muster erkennt.
Sollen die Antworten möglichst valide sein, so kann man über das Plus-Zeichen neben der Frage weitere mögliche Fragebildungen hinterlegen und den Bot erneut antrainieren. Die Antwort ist dann für mehrere Fragestellungen gültig bzw. kann der Bot dann auch besser auf ähnlich gestellte Fragen antworten.

Sollte der Anwender mal eine Frage stellen, zu der der Bot keine Antwort hat, kann der Programmierer hier eine Standardantwort/-aktion hinterlegen (z.B. “Ich kann Ihnen aktuell an der Stelle leider nicht weiterhelfen, ich leite Sie nun aber an einen Kollegen weiter.”). Auch werden nicht beantwortbare Fragen in deiner Datenbank gespeichert, die man dann regelmäßig auswerten kann um eine Anpassung des Bots vorzunehmen.

Ist die Wikipage auf SharePoint Online bereitgestellt, so kann man auch hier wieder Azure Funktionen nutzen und bei Änderungen oder neuen Wiki Inhalten den QandAMaker Service per Trigger zu einem neuen Crawl-Vorgang starten.

Das Microsoft Bot Framework – ein wichtiger Baustein

Die Möglichkeiten, die einem das Microsoft Bot Framework hier bietet, sind nahezu unbegrenzt. So kann der Bot für Web Chat, eMail, Facebook, Skype, Skype for Business oder Teams (um nur einige zu nennen) programmiert und genutzt werden.
Über die Microsoft Cognitive Services stehen Funktionen zur Verfügung, um Personen oder Emotionen in hochgeladenen Bildern zu erkennen, Speech-2-Text einzubinden oder auch Echtzeitübersetzungen.

Somit sind viele Anwendungsszenarien denkbar, angefangen bei den hier beschriebenen Bots, die lediglich Informationen aus einer Quelle wiedergeben, bis hin zu komplexen Ausgaben, über die man dann das Hotelzimmer, mit Klimaanlage, Kingsize Bett und Meerblick, sowie Flug und Mietwagen buchen kann.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

Verknüpft mit dem Unternehmen und der Welt

Im zweiten Block gehen wir tiefer auf die Funktionen “Kanäle”, “Registerkarten” und “Konnektoren” ein. Wie lassen sich diese Funktionen sinnvoll im Unternehmen nutzen und was steht dahinter? Wie kann ich ein Team aufbauen und wo kann mich Microsoft Teams bei der täglichen Arbeit unterstützen?

Microsoft Teams soll den Austausch und die Kommunikation unter Mitarbeitern und Kollegen erleichtern. Ziel ist es, dem Mitarbeiter schnell und einfach den bestmöglichen Arbeitsplatz anzubieten und alle Ressourcen von einem Hub aus bereitzustellen. Damit dies gelingt, bietet Microsoft Teams verschiedene Möglichkeiten der Organisation innerhalb eines Unternehmens bzw. eines Teams. Im folgenden Artikel wollen wir diesen Aspekt näher beleuchten und zeigen, wie man ein Unternehmen in Microsoft Teams abbilden kann.

Aus unserem ersten Artikel “Microsoft Teams – Grundlagen” sind die Begriffe “Kanal”, “Registerkarte” und “Konnektor” ja bereits bekannt. Im zweiten Teil wollen wir diese Themen etwas vertiefen.

Erstellen eines Teams

Innerhalb der Microsoft-Teams-Plattform kann man verschiedene Teams anlegen und Mitglieder hinzufügen. Ein neu angelegtes Team besteht zunächst aus dem Kanal “Allgemein”. Innerhalb dieses Kanals werden standardmäßig die Registerkarten “Unterhaltungen”, “Dateien” und “Wiki” erstellt. Über Kanäle, Registerkarten und Konnektoren können Teams organisiert werden.

Um ein Team zu erstellen, sind entsprechende Rechte erforderlich. Standardmäßig kann jeder, der zur selben Organisation gehört, ein Team erstellen. Dies geht auf die aktuelle Philosophie des modernen Arbeitsplatzes zurück, den Anwendern das Arbeiten so einfach wie möglich zu gestalten und ihnen zu ermöglichen, autark zu arbeiten. Manche Administratoren möchten jedoch ein Stück Kontrolle behalten und dem Wildwuchs neuer Teams entgegenwirken. Das ist verständlich, sind es doch die Administratoren, die die unzähligen Teams und Datenmoloche verwalten müssen. Microsoft hat für dieses Problem eine Lösung: Über das Azure AD lässt sich steuern, wer neue Teams erstellen darf. Wer über dieses Recht verfügt, kann im Desktop-Client von Microsoft Teams relativ einfach und komfortabel ein neues Team erstellen:

1. Als Erstes klickt man auf “An Team teilnehmen oder ein Team erstellen”.
2. Danach wählt man “Team erstellen”.
3. Das nächste Dialogfeld fordert zur Eingabe grundsätzlicher Parameter auf: Name und Beschreibung des Teams sowie die Angabe, ob es sich um ein privates oder ein öffentliches Team handelt.
4. Im letzten Dialogfeld lassen sich schließlich die Teammitglieder hinzufügen.
5. Nun ist das neue Team erstellt und kann genutzt werden.

Privat oder öffentlich?

Es gibt zwei Arten von Teams: private und öffentliche.

Privates Team

In einem privaten Team haben ausschließlich Teammitglieder Zugriff. Um Teammitglied zu werden, bedarf es einer Einladung durch den Teambesitzer. Nachdem sie zu einem Team hinzugefügt wurden, erhalten neue Teammitglieder eine Benachrichtigung, die sie auf die Mitgliedschaft im Team hinweist.

Öffentliches Team

Alle Mitglieder einer Organisation haben Zugang zum Team. Sie können allen Teaminhalten folgen, als wären sie Teammitglieder. Obwohl ein öffentliches Team jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht, kann es Sinn ergeben, Teammitglieder hinzuzufügen. Zum einen erhalten diese eine aktive Benachrichtigung über die Existenz des Teams, zum anderen lassen sich nur Mitglieder zu Teamadministratoren ernennen.

Was sind Teamadministratoren?

Innerhalb eines Teams können Nutzern zwei verschiedene Rollen zugewiesen werden: Besitzer oder Mitglied. Je nach Rolle hat der Nutzer mehr oder weniger Rechte.

Der Ersteller eines Teams ist immer Besitzer und somit Administrator des Teams. Neuen Teammitgliedern kann entweder die Rolle “Mitglied” oder “Besitzer” zugewiesen werden.

Mitglied

Mitglieder haben Vollzugriff auf alle Inhalte des Teams. Sie können Beiträge erstellen, Dokumente ablegen, sich an Chats beteiligen etc. Je nach Vorgabe des Besitzers können Mitglieder zudem Registerkarten und Konnektoren anlegen sowie Kanäle erstellen und aktualisieren.

Besitzer

Besitzer verfügen über alle Teamrechte. Zusätzlich zu den Rechten eines Mitglieds haben sie die Berechtigung, Teammitglieder hinzuzufügen und zu löschen, das Teambild zu ändern und Gastberechtigungen zu vergeben.

Kanäle und Reiter – Strukturen schaffen

In einem Team wird es schnell unübersichtlich, wenn alle Informationen an einen einzigen Ort fließen. Deshalb existieren Kanäle. Sie sind dazu da, Informationen zu ordnen und zu sortieren und das Team in Abschnitte zu unterteilen. Ein Kanal ist wie ein Ordner im Dateisystem, in dem man alles, was zu einem Thema gehört, gebündelt hinterlegen kann. Man kann einen Kanal aber auch als eine Projektgruppe innerhalb eines Teams verstehen. In einem Team lassen sich nahezu unendlich viele Kanäle erstellen.

Innerhalb eines Kanals kann man seine Informationen, Ablagen und Werkzeuge nach Reitern anordnen und sortieren. Grundsätzlich hat jeder neue Kanal die Reiter “Unterhaltungen” und “Dateien”. Der Reiter “Unterhaltungen” bietet dem Team einen persistenten Chat. Hier können Teammitglieder Diskussionen zu einzelnen Themen starten. Der Chat bietet die Möglichkeit, eine Nachricht mit einem Thema zu versehen, Dateien und Links anzuhängen sowie Emojis oder Sticker anzubringen.

Als Teammitglied kann man die beiden standardmäßig vorhandenen Reiter um weitere Registerkarten (d. h. Funktionen) ergänzen. Wenn man auf das Plus-Symbol klickt, bekommt man eine Auswahl an zusätzlichen Funktionen, die man dem Kanal mittels eines Reiters hinzufügen kann. Egal, ob eine Website, ein YouTube-Video oder eine Umfrage als Registerkarte eingebunden werden soll: Es gibt kaum Grenzen und die Auswahl an zusätzlichen Tools wächst nahezu jeden Tag.

Um die Arbeits- und Aufgabenverteilung innerhalb des Teams besser zu organisieren, hilft zum Beispiel die Registerkarte für den Microsoft Planner. Und mit dem MindMeister-Reiter kann man aus Microsoft Teams gemeinsam an Mindmaps arbeiten.

E-Mail ans Team

Ein besonders nützliches Feature: Jeder Kanal verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Damit können Inhalte, die sich ans Team bzw. an einen Kanal richten, auch per E-Mail geteilt werden.

Möchte beispielsweise ein Team informiert werden, sobald ein Webformular ausgefüllt wird, kann das Webformular angewiesen werden, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kanals zu senden. So sorgt eine einzige E-Mail dafür, dass jedes Teammitglied informiert bleibt.

Kanäle verwalten und aufräumen

Nicht jeder Kanal, den Teammitglieder erstellen, ist für alle anderen Mitglieder von Interesse. Deshalb gibt es die Möglichkeit, bestimmte Kanäle als Favoriten zu definieren. Die Favoriten werden sowohl in der Webbrowser- als auch in der Desktop-Version von Microsoft Teams an die Navigationsleiste angeheftet, sodass der Anwender schneller darauf zugreifen kann.

Möchte man über Neuigkeiten innerhalb eines Kanals auf dem Laufenden bleiben, kann man diesem folgen. Der Anwender wird dann aktiv von Microsoft Teams benachrichtigt, sobald sich etwas Neues auf dem Kanal ereignet hat.

Konnektoren – der Informationsflut von Portalen und Webseiten Herr werden

Konnektoren verbinden das Team mit der Außenwelt. Sie dienen als externe Daten- bzw. Informationsquelle und stellen gewünschte Informationen im gewünschten Kanal zur Verfügung. Stellen wir uns vor, das Marketing-Team habe einen Kanal für eine Online-Kampagne erstellt. An diesen Kanal ist ein Google-Analytics-Konnektor geheftet. Dieser postet täglich den aktuellen Erfolg der Kampagne direkt in den Kanal. Auch sehr interessant ist der RSS-Konnektor. Er verbindet einen Kanal mit allen Informationsdiensten, die RSS-Feeds bereitstellen. Sobald der Feed eine neue Nachricht entdeckt, wird sie im Kanal gepostet. So könnte sich etwa das Team “Außenhandelsvertrieb” per RSS-Feed täglich den aktuellen Euro-Dollar-Wechselkurs in seinen Kanal posten lassen.

Unsere Unified-Communications-Abteilung lässt sich beispielsweise aktuelle Nachrichten vom Hersteller Polycom in ihr Team posten:

Beachten Sie auch die Aufzeichnung unseres Live-Webinars vom 02.05.2018: