Im letzten Webinar haben wir gesehen, wie leicht Microsoft Teams in Unternehmen die Organisation von Teams unterstützen kann. Da Mitglieder eines Teams in der Praxis jedoch nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens bestehen wäre es wünschenswert, wenn die Zusammenarbeit mit externen Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Auch diese Anforderung kann mit Microsoft Teams erfüllt werden.
Voraussetzung für Gäste
Damit Microsoft Teams-Besitzer Gäste außerhalb des Unternehmens einladen können ist es zunächst erforderlich, dass die entsprechende Option im Office 365 Admin-Center aktiviert ist. Der Gast-Zugang verbirgt sich hinter “Einstellungen nach Benutzer-/Lizenztyp”. Hier muss im Dropdown die Benutzerart “Gast” gewählt werden. Dann kann über den Schalter “Microsoft Teams für Gäste” aktiviert werden.
Office365 Admin Center
Diese Option greift unternehmensweit. Ein Microsoft Teams-Besitzer hat nun in den Einstellungen des Microsoft Teams zusätzlich die Möglichkeit, die grundlegenden Berechtigungen der Gäste einzustellen.
Microsoft Teams – Gastberechtigung
Gäste willkommen
Ist diese Voraussetzung auf Office 365 Tenant Ebene erfüllt, können Teams Besitzer Gäste zu ihrem Team einladen. Die Einladung erfolgt über den gleichen Dialog, über den auch die anderen Teammitglieder hinzugefügt wurden. Um einen einzuladen, gibt man hier die vollständige E-Mail Adresse der Person ein:
Microsoft Teams – Gast einladen
Nach der Auswahl des Gastes besteht die Möglichkeit, den Anzeigenamen des Gastes anzupassen. Aktuell ist dies nur in diesem Schritt und nicht nachträglich änderbar.
Microsoft Teams – Gast bearbeiten
Transparenz für Team-Mitglieder
Bereits bestehende Team-Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Gast dem Team hinzugefügt wurde. Dieser ist deutlich als Gast gekennzeichnet:
Neben der Klassifizierung des Teams wird ein Icon angezeigt, welches auf externe Gäste hinweist.
In der Mitgliederübersicht wird ein Hinweis auf externe Gäste eingeblendet.
Gäste werden mit der Einstufung “Gast” neben ihren Namen angezeigt.
Auch in der Mitgliederübersicht ist der Gast in der Rolle “Gast” erkennbar.
Gast On-Boarding
Grundsätzlich kann jeder als Gast eingeladen werden, der über eine E-Mail-Adresse verfügt. Microsoft Teams unterscheidet bei dem Einladungsprozess jedoch zwischen drei Arten von externen Gästen:
Gast mit Azure AD-Account
Verfügt der eingeladene Gast über einen Azure AD Account, so kann der Gast sich mit seinen gewohnten Office 365 – Zugangsdaten am neuen Team anmelden. Dieses vereinfacht seine Teams-Nutzung, da nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten hantiert werden muss.
Microsoft Konten
Genau wie bei der Anmeldung mit einem Azure AD-Account verhält es sich auch bei privaten Microsoft-Konten von Outlook.com oder Hotmail.
Freemail
Im Fall eines Freemail-Anbieters wie z.B. GMX, GMail oder Yahoo wird per Wizard zunächst ein Microsoft Konto erstellt.
In allen drei Fällen erhält der Gast eine Einladungs-E-Mail, die zum Beitritt des Teams führen.
Was dürfen Gäste in meinem Team?
Gäste sind und bleiben Gäste. Dementsprechend haben sie nur beschränkten Zugriff innerhalb eines Teams. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Rechte eines Gastes:
Internes Teams-Mitglied
Gast
Kanal erstellen
Teilnahme an privatem Chat
Teilnahme an Kanal Konversation
Beiträge erstellen, löschen, bearbeiten
Datei in Kanal freigeben
Apps hinzufügen (Tabs, Bots oder Connectoren)
Erstellen von Tenant weiten Gast Richtlinien
Einladenn von Gästen
Ein Team erstellen
Euben öffentlichen Team beitreten
Organigramm anzeigen
Zugriff auf Microsoft Planner
Zugriff auf OneDrive for Business
Personensuche außerhalb des Teams
PSTN Telefonie
Zugriff auf Team Kalender und Termine
Zugriff auf OneNote Notizbuch (per Einladungslink)
Online-Besprechung mit Gästen auch ohne Gast-Account
Online-Besprechungen, mit oder ohne Video, lassen sich mit Microsoft Teams auch ohne das oben beschriebene Einrichten eines Gast-Accounts durchführen. Dazu genügt es, per Microsoft Outlook eine Teams-Besprechung zu erstellen. Als Teilnehmer kann dann die E-Mail Adresse des Teilnehmers eingegeben werden. Dieser erhält dann eine Besprechungsanfrage per E-Mail mit automatisch hinzugefügtem Teilnahmelink.
Im zweiten Block gehen wir tiefer auf die Funktionen “Kanäle”, “Registerkarten” und “Konnektoren” ein. Wie lassen sich diese Funktionen sinnvoll im Unternehmen nutzen und was steht dahinter? Wie kann ich ein Team aufbauen und wo kann mich Microsoft Teams bei der täglichen Arbeit unterstützen?
Microsoft Teams soll den Austausch und die Kommunikation unter Mitarbeitern und Kollegen erleichtern. Ziel ist es, dem Mitarbeiter schnell und einfach den bestmöglichen Arbeitsplatz anzubieten und alle Ressourcen von einem Hub aus bereitzustellen. Damit dies gelingt, bietet Microsoft Teams verschiedene Möglichkeiten der Organisation innerhalb eines Unternehmens bzw. eines Teams. Im folgenden Artikel wollen wir diesen Aspekt näher beleuchten und zeigen, wie man ein Unternehmen in Microsoft Teams abbilden kann.
Aus unserem ersten Artikel “Microsoft Teams – Grundlagen” sind die Begriffe “Kanal”, “Registerkarte” und “Konnektor” ja bereits bekannt. Im zweiten Teil wollen wir diese Themen etwas vertiefen.
Erstellen eines Teams
Innerhalb der Microsoft-Teams-Plattform kann man verschiedene Teams anlegen und Mitglieder hinzufügen. Ein neu angelegtes Team besteht zunächst aus dem Kanal “Allgemein”. Innerhalb dieses Kanals werden standardmäßig die Registerkarten “Unterhaltungen”, “Dateien” und “Wiki” erstellt. Über Kanäle, Registerkarten und Konnektoren können Teams organisiert werden.
Um ein Team zu erstellen, sind entsprechende Rechte erforderlich. Standardmäßig kann jeder, der zur selben Organisation gehört, ein Team erstellen. Dies geht auf die aktuelle Philosophie des modernen Arbeitsplatzes zurück, den Anwendern das Arbeiten so einfach wie möglich zu gestalten und ihnen zu ermöglichen, autark zu arbeiten. Manche Administratoren möchten jedoch ein Stück Kontrolle behalten und dem Wildwuchs neuer Teams entgegenwirken. Das ist verständlich, sind es doch die Administratoren, die die unzähligen Teams und Datenmoloche verwalten müssen. Microsoft hat für dieses Problem eine Lösung: Über das Azure AD lässt sich steuern, wer neue Teams erstellen darf. Wer über dieses Recht verfügt, kann im Desktop-Client von Microsoft Teams relativ einfach und komfortabel ein neues Team erstellen:
Als Erstes klickt man auf “An Team teilnehmen oder ein Team erstellen”.
Danach wählt man “Team erstellen”.
Das nächste Dialogfeld fordert zur Eingabe grundsätzlicher Parameter auf: Name und Beschreibung des Teams sowie die Angabe, ob es sich um ein privates oder ein öffentliches Team handelt.
Im letzten Dialogfeld lassen sich schließlich die Teammitglieder hinzufügen.
Nun ist das neue Team erstellt und kann genutzt werden.
Team erstellen
Privat oder öffentlich?
Es gibt zwei Arten von Teams: private und öffentliche.
Privates Team
In einem privaten Team haben ausschließlich Teammitglieder Zugriff. Um Teammitglied zu werden, bedarf es einer Einladung durch den Teambesitzer. Nachdem sie zu einem Team hinzugefügt wurden, erhalten neue Teammitglieder eine Benachrichtigung, die sie auf die Mitgliedschaft im Team hinweist.
Öffentliches Team
Alle Mitglieder einer Organisation haben Zugang zum Team. Sie können allen Teaminhalten folgen, als wären sie Teammitglieder. Obwohl ein öffentliches Team jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht, kann es Sinn ergeben, Teammitglieder hinzuzufügen. Zum einen erhalten diese eine aktive Benachrichtigung über die Existenz des Teams, zum anderen lassen sich nur Mitglieder zu Teamadministratoren ernennen.
Was sind Teamadministratoren?
Innerhalb eines Teams können Nutzern zwei verschiedene Rollen zugewiesen werden: Besitzer oder Mitglied. Je nach Rolle hat der Nutzer mehr oder weniger Rechte.
Rollen in Teams vergeben
Der Ersteller eines Teams ist immer Besitzer und somit Administrator des Teams. Neuen Teammitgliedern kann entweder die Rolle “Mitglied” oder “Besitzer” zugewiesen werden.
Mitglied
Mitglieder haben Vollzugriff auf alle Inhalte des Teams. Sie können Beiträge erstellen, Dokumente ablegen, sich an Chats beteiligen etc. Je nach Vorgabe des Besitzers können Mitglieder zudem Registerkarten und Konnektoren anlegen sowie Kanäle erstellen und aktualisieren.
Besitzer
Besitzer verfügen über alle Teamrechte. Zusätzlich zu den Rechten eines Mitglieds haben sie die Berechtigung, Teammitglieder hinzuzufügen und zu löschen, das Teambild zu ändern und Gastberechtigungen zu vergeben.
Rechtevergabe in Microsoft Teams
Kanäle und Reiter – Strukturen schaffen
In einem Team wird es schnell unübersichtlich, wenn alle Informationen an einen einzigen Ort fließen. Deshalb existieren Kanäle. Sie sind dazu da, Informationen zu ordnen und zu sortieren und das Team in Abschnitte zu unterteilen. Ein Kanal ist wie ein Ordner im Dateisystem, in dem man alles, was zu einem Thema gehört, gebündelt hinterlegen kann. Man kann einen Kanal aber auch als eine Projektgruppe innerhalb eines Teams verstehen. In einem Team lassen sich nahezu unendlich viele Kanäle erstellen.
Innerhalb eines Kanals kann man seine Informationen, Ablagen und Werkzeuge nach Reitern anordnen und sortieren. Grundsätzlich hat jeder neue Kanal die Reiter “Unterhaltungen” und “Dateien”. Der Reiter “Unterhaltungen” bietet dem Team einen persistenten Chat. Hier können Teammitglieder Diskussionen zu einzelnen Themen starten. Der Chat bietet die Möglichkeit, eine Nachricht mit einem Thema zu versehen, Dateien und Links anzuhängen sowie Emojis oder Sticker anzubringen.
Als Teammitglied kann man die beiden standardmäßig vorhandenen Reiter um weitere Registerkarten (d. h. Funktionen) ergänzen. Wenn man auf das Plus-Symbol klickt, bekommt man eine Auswahl an zusätzlichen Funktionen, die man dem Kanal mittels eines Reiters hinzufügen kann. Egal, ob eine Website, ein YouTube-Video oder eine Umfrage als Registerkarte eingebunden werden soll: Es gibt kaum Grenzen und die Auswahl an zusätzlichen Tools wächst nahezu jeden Tag.
Registerkarte hinzufügen
Um die Arbeits- und Aufgabenverteilung innerhalb des Teams besser zu organisieren, hilft zum Beispiel die Registerkarte für den Microsoft Planner. Und mit dem MindMeister-Reiter kann man aus Microsoft Teams gemeinsam an Mindmaps arbeiten.
E-Mail ans Team
Ein besonders nützliches Feature: Jeder Kanal verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Damit können Inhalte, die sich ans Team bzw. an einen Kanal richten, auch per E-Mail geteilt werden.
E-Mail-Adresse abrufen
Möchte beispielsweise ein Team informiert werden, sobald ein Webformular ausgefüllt wird, kann das Webformular angewiesen werden, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kanals zu senden. So sorgt eine einzige E-Mail dafür, dass jedes Teammitglied informiert bleibt.
E-Mail-Adresse abrufen
Kanäle verwalten und aufräumen
Nicht jeder Kanal, den Teammitglieder erstellen, ist für alle anderen Mitglieder von Interesse. Deshalb gibt es die Möglichkeit, bestimmte Kanäle als Favoriten zu definieren. Die Favoriten werden sowohl in der Webbrowser- als auch in der Desktop-Version von Microsoft Teams an die Navigationsleiste angeheftet, sodass der Anwender schneller darauf zugreifen kann.
Kanal als Favorit markieren
Möchte man über Neuigkeiten innerhalb eines Kanals auf dem Laufenden bleiben, kann man diesem folgen. Der Anwender wird dann aktiv von Microsoft Teams benachrichtigt, sobald sich etwas Neues auf dem Kanal ereignet hat.
Kanal folgen
Konnektoren – der Informationsflut von Portalen und Webseiten Herr werden
Konnektoren verbinden das Team mit der Außenwelt. Sie dienen als externe Daten- bzw. Informationsquelle und stellen gewünschte Informationen im gewünschten Kanal zur Verfügung. Stellen wir uns vor, das Marketing-Team habe einen Kanal für eine Online-Kampagne erstellt. An diesen Kanal ist ein Google-Analytics-Konnektor geheftet. Dieser postet täglich den aktuellen Erfolg der Kampagne direkt in den Kanal. Auch sehr interessant ist der RSS-Konnektor. Er verbindet einen Kanal mit allen Informationsdiensten, die RSS-Feeds bereitstellen. Sobald der Feed eine neue Nachricht entdeckt, wird sie im Kanal gepostet. So könnte sich etwa das Team “Außenhandelsvertrieb” per RSS-Feed täglich den aktuellen Euro-Dollar-Wechselkurs in seinen Kanal posten lassen.
Connector hinzufügen
Unsere Unified-Communications-Abteilung lässt sich beispielsweise aktuelle Nachrichten vom Hersteller Polycom in ihr Team posten:
Post per RSS-Connector
Beachten Sie auch die Aufzeichnung unseres Live-Webinars vom 02.05.2018:
Was ist Microsoft Teams und warum will es jeder haben?
Microsoft Teams wurde Anfang März ein Jahr alt und Microsoft hat (mal wieder) die komplette Geschäftswelt mit diesem Werkzeug auf den Kopf gestellt. Noch nie hat man ein Microsoft Produkt gesehen, dass mit dieser Power und diesem Engagement entwickelt und gepusht wird.
Nahezu jede Woche gibt es ein Update, neue Funktionen und neue Ankündigungen zu Teams. Es ist extrem flexibel und dynamisch, auch fließt immer wieder Feedback von Anwendern ein. Die folgende Grafik veranschaulicht den riesigen Erfolg, den Microsoft Teams bereits jetzt verzeichnen kann:
Microsoft Teams One Year Microsoft
Bereits über 200.000 Unternehmen weltweit setzen Microsoft Teams erfolgreich ein. Seit dem offiziellen Start sind bereits mehr als 3 Millionen Teams erstellt worden. Alleine das sind schon beeindruckende Zahlen. Aber was macht Microsoft Teams so stark und warum scheint sich der Microsoft Kosmos derzeit nur um Teams zu drehen?
In diesem Beitrag wollen wir Ihnen Microsoft Teams näher bringen, die Grundfunktionen zeigen und erste Mehrwerte für den Einsatz in Ihrem Unternehmen aufzeigen. Auch wird dieser Artikel Start einer Serie. Wir werden also in den nächsten Wochen auf bestimmte Funktionen tiefer eingehen. Bleiben Sie am Ball und erfahren Sie alles Wissenswerte über Microsoft Teams und wie Sie das meiste für sich und Ihrem Team und Ihr Unternehmen aus Microsoft Teams herausholen können.
Die Idee hinter Microsoft Teams
Microsoft Teams vereint in einem Programm viele Funktionen eines modernen Arbeitsplatzes: Chat, Meetings, Dateiaustausch, kurz: digitale Zusammenarbeit, orts- und geräteunabhängig. Darüber hinaus können weitere Dienste wie SharePoint Dienste, OneNote Notizbücher, Umfragen oder auch Plattformen anderer Hersteller wie Cisco WebExt eingebunden werden.
Ziel ist es, dem modernen Arbeitnehmer eine Plattform oder ein Werkzeug an die Hand zu geben, in dem alle Programme und Anwendungen für seine tägliche Arbeit zusammenkommen und diese effektiv zu nutzen. Man kann Microsoft Teams sozusagen als zentrales Dashboard verstehen, welches eine Vielzahl verschiedener Dienste zusammenführt. Microsoft führt dieses unter dem Stichwort “Intelligente / moderne Kommunikation”.
Hinzu kommt der demographische Wandel in Unternehmen: verschiedene Generationen treffen in Abteilungen, Gruppen und Projekten zusammen. Gemeinsam sollen sie möglichst erfolgreich zusammenarbeiten. Doch mit der Generationsvielfalt treffen auch unterschiedlichste Arbeitsweisen aufeinander: der eine nutzt einen Schreibblock für Notizen, der andere OneNote am Tablet; der eine liest ein Fachbuch oder -zeitung, um sich neues Wissen anzueignen, der andere recherchiert lieber im Internet. Dies sind nur zwei Beispiele für unterschiedliche Arbeitsweisen, die das gleiche Ziel verfolgen. Hier kann Teams eine Brücke schlagen und allen Generationen das passende Werkzeug liefern.
Mehr Übersicht – dank Microsoft Teams
Die Zahl an Office 365 und auch anderen Cloud Diensten steigt nahezu tagtäglich und nimmt weiter zu. Angefangen hat alles mit Exchange Online, mittlerweile gibt es im Office 365 Universum so viele Anwendungen und Dienste, dass es schwierig wird eine Übersicht zu behalten. Nicht viel leichter fällt es einem Anwender einzuordnen, wann nutzt man was. Auch hier soll Microsoft Teams eine gewisse Unterstützung und Hilfe sein. Unter der Haube von Microsoft Teams vereinen sich zahlreiche Office 365 Dienste und gehen für den Anwender in ein Tool über. Am Ende des Tages spielt es für den Endanwender auch keine Rolle mehr, wo die Daten liegen. Ob in der SharePoint Bibliothek oder dem persönlichen OneDrive. Denn Microsoft Teams lässt all dies als eine Einheit erscheinen.
Microsoft Teams – Plattformübergreifend und Systemunabhängig
Längst sind die Zeiten vorbei, in denen Microsoft noch browserabhängig Programme und Dienste bereitgestellt hat. Heutzutage werden alle gängigen Browser wie Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer und auch Safari unterstützt. Somit ist Microsoft Teams ein plattformübergreifendes Werkzeug. Denn neben der für Microsoft Windows verfügbaren Desktop Anwendung, kann man Microsoft Teams vollständig aus dem Browser nutzen. Auch gibt es für die rastlosen Mobil Worker entsprechende mobile Apps für iOS und Android, die ebenso permanent weiter entwickelt werden.
Kanäle und Reiter – Ordnung ist die halbe Miete
Innerhalb einer Arbeitsgruppe (Team) gibt es immer verschiedene Themen und Aufgaben, an denen gearbeitet wird oder zu denen Informationen benötigt werden. Um hier die Übersicht zu behalten, kann man in jedem Team Kanäle erstellen. Wenn man ein neues Team erstellt, so wird zunächst der Kanal “Allgemein” im Standard erstellt. Für weitere Themen können entsprechend weitere Kanäle erstellt und genutzt werden. Man kann einen Kanal somit auch als ein Projekt innerhalb eines Teams betiteln.
Microsoft Teams – Kanäle und Reiter
Innerhalb eines Kanals können alle Informationen durch verschiedenen Registerkarten aufgegliedert werden. Jeder Registerkarte (Tab) kann dabei eine andere Funktion bieten. Standardmäßig werden zu jedem Kanal die Reiter Unterhaltung (=Team Chat), Dateien (Dateiablage für das Team) und ein Wiki (=Basis ist ein SharePoint Wiki) erstellt. Diese vorhandenen Reiter können dann durch den Administrator des Teams beliebig mit weiteren Reitern und Funktionen erweitert werden. So können weitere SharePoint-Seiten, externe Webseiten (wichtig: es werden nur https Verbindungen unterstützt) oder eine von vielen verfügbaren Apps wie ein Youtube Video, Bing News etc. einbinden. Die Zahl der verfügbaren Apps wächst stetig.
Registerkarte hinzufügen
Sehen Sie auch die Aufzeichnung unseres Live-Webinars vom 25.04.2018:
