Doppelt sparen und Freiraum gewinnen dank automatisierter Beschaffung

Durch die Digitalisierung und weitgehende Automatisierung des Beschaffungsprozesses für die IT-Hardware hat Carcoustics die Prozesskosten um bis zu 30 Prozent gesenkt und die Einkaufskonditionen verbessert.

Darüber hinaus schaffen ergänzende Services des IT-Dienstleisters netgo zusätzlichen Freiraum für Verbesserungsprojekte. Durch Leasing modernste Hardware budgetschonend nutzen zu können, ist für die international expandierende mittelständische Carcoustics selbstverständlich.

Das Leverkusener Unternehmen ist Spezialist für akustische und thermisch wirksame Bauteile für die Automobilindustrie und andere Branchen. „Allerdings machten händische Arbeiten, hohe Fehleranfälligkeit und fehlende Transparenz den Beschaffungsprozess in der Vergangenheit zeitaufwendig und damit teuer“, berichtet Radoslaw Nowak. Der Head of Global NPM Purchasing verantwortet die unternehmensweiten Beschaffungsprozesse und -systeme bei Carcoustics. An Ideen, wie man die Beschaffung verbessern könnte, mangelte es zwar nicht, doch bei deren Umsetzung zog der bisherige Dienstleister, ein europaweit tätiges IT-Systemhaus, nicht mit. „Wir waren eben kein Premium-Kunde“, erklärt Nowak.

Eine Neuausschreibung zeigte: Auf den richtigen Partner kommt es an

Das IT-Systemhaus netgo überzeugte mit einem ganz auf die Bedürfnisse von Carcoustics zugeschnittenen Rundum-Sorglos-Paket. Dieses umfasste unter anderem die Implementierung des netgo estores im Carcoustics-Design, einschließlich der Anbindung an die Beschaffungsplattform SAP SRM und den Hardwaretausch nach Ablauf der Leasinglaufzeit sowie die weltweite logistische Koordination der Transporte. Es war der Start einer mustergültigen Zusammenarbeit.

Kundenspezifischer Webshop: schlanker Bestellprozess und verbesserte Einkaufskonditionen

Gemeinsam mit der netgo realisierte Carcoustics einen unternehmensspezifischen Webshop. Dazu definierte Nowaks Team für die Endanwender in jedem Land mit einem Carcoustics-Standort sogenannte Standard-Warenkörbe. Dabei handelt es sich um komplett konfigurierte Pakete („Bundles“), die aus einem Notebook oder Desktop-PC mit aufeinander abgestimmtem Zubehör wie Curved-Monitore, Tastatur und Stromstecker bestehen.

„Vor der Aufnahme von Systemen in den Warenkorb erhält die IT-Abteilung die in Frage kommenden Geräte über uns von Dell zum intensiven Testen bereitgestellt“, erläutert Relindis Agethen, Leiterin eservices bei der netgo. Gerade beim Wechsel auf eine neue Gerätegeneration schafft dieser Service die nötige Sicherheit, dass die Bundles auch die Ansprüche der Anwender über den Leasingzeitraum von drei bis fünf Jahren erfüllen.

Diese Standardisierung strafft und vereinfacht die Beschaffung.

Zusätzlich verhilft sie Carcoustics zu günstigen Einkaufskonditionen beim Hersteller Dell. Als wichtigsten Vorteil erachtet Nowak jedoch die Entlastung durch den digitalisierten und deutlich verkürzten Beschaffungsprozess: „Wir sparen drei Personentage pro Monat ein.“ Denn anstatt sich durch umfangreiche Listen zu kämpfen und jedes Bestellteil händisch ins SAP-System einzugeben, reichen jetzt wenige Mausklicks, um im Shop die entsprechende Länderseite und Business Unit sowie das gewünschte Bundle auszuwählen. Dieser Komfort erhöht die Prozesssicherheit, da kein Teil mehr vergessen oder falsch bestellt wird.

Zusätzlich nutzt Carcoustics das Standardportfolio im netgo estore, um sonstige Hardware zu beschaffen oder Sonderwünsche der Fachabteilungen zu erfüllen.

Automatisierte Abläufe und elektronischer Freigabeworkflow verringern Prozesskosten

Auch der Freigabeprozess läuft jetzt, dank der Anbindung des estores an das SAP-System, größtenteils automatisiert ab. Bestellungen werden nicht länger ausgedruckt und zur Genehmigung vorgelegt. Stattdessen wird mit der Bestätigung des Warenkorbs durch den Anwender die Bestellung ans SAP-System übermittelt, wo sie einen Workflow auslöst. SAP SRM schickt ein Work-Item an den zuständigen Freigabeverantwortlichen. Weitere Funktionen wie die Buchung des Wareneingangs über den estore, der den Beleg an SAP rückmeldet, entlasten den Einkauf und schaffen von der Bestellung über die Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung eine transparente Prozesskette.

Im estore buchbare ergänzende Services schaffen Flexibilität

Dank weiterer im Webshop hinterlegter Services hat Carcoustics so gar den gesamten Beschaffungsprozess verbessert. So gibt netgo die BIOS-Nummer für die spätere Software-Betankung ein und erledigt den weltweiten Versand inklusive Erstellung der Begleitdokumente für den Zoll, unter anderem nach Mexiko und in die USA. Auf Wunsch wird sogar die Installation der Geräte vor Ort übernommen. Darüber hinaus hat Carcoustics gemeinsam mit netgo eine neue Hardware-Strategie entwickelt, die durch den Einsatz modernster Kombi-Geräte, die Anzahl an Geräten und Schnittstellen verringert. Bei einem Volumen von bis zu 300 Geräten erspart das eine Woche Arbeit pro Termin.