Weltweite IT-Beschaffung mit Fokus auf Tempo, Compliance und Effizienz
ESL Gaming mit Sitz in Köln ist mit über 11 Millionen registrierten Fans in rund 195 Ländern Weltmarktführer im E-Sport. Das vor rund 20 Jahren gegründete Unternehmen betreibt Amateur- und Profi-Ligen und füllt mit seinen Videospiel-Turnieren große Veranstaltungshallen rund um den Globus. Um die schnelle Expansion in neue Märkte zu unterstützen, hat der Branchenprimus mit dem netgo estore die Hardware-Beschaffung beschleunigt sowie die Prozess- und Kosteneffizienz optimiert.
Ausgangssituation: Hardware-Beschaffung beschleunigen
Mit Hochdruck treibt ESL Gaming die Internationalisierung voran. Die Anzahl der Mitarbeiterinnen steigt stetig; häufig arbeiten die Mitarbeiterinnen außerhalb des Office an ganz unterschiedlichen weltweiten Lokationen. „Für uns wurde es immer schwieriger, kurzfristig einen PC-Arbeitsplatz bereitzustellen. Jede Entity bestellte für sich, und meist was sie wollte. Die dezentrale Beschaffung bremste uns aus und kostete mehr Geld als nötig“, erklärt Michael Peters, Head of Digital Business Solutions. Um die Hardware-Beschaffung zu beschleunigen, fragte ESL beim Hersteller Dell eine zentrale Lagerhaltung an. Da Dell selbst solche Services nicht anbietet, empfahl das Unternehmen seinen Partner netgo. Bereits nach dem ersten Treffen war klar: „Services und Preise passen. Alles was wir erwarten, wird schnell umgesetzt“, sagt Tobias Billig, Senior Procurement & Budget Manager bei ESL.
Lösung: netgo estore für E-Procurement
Innerhalb weniger Wochen baute netgo ein Konsignationslager auf. Gemeinsam mit ESL Gaming wurden Mindestbestände für die einzelnen Geräte definiert und im netgo estore hinterlegt. Sobald ESL Geräte aus dem Lagerbestand abruft, wird dieser automatisch wieder aufgestockt. „Wir müssen nicht länger ab Werk bestellen, sondern sind sofort lieferfähig. Fangen beispielsweise neue Mitarbeitende in Großbritannien, Schweden oder den USA an, dann steht diesen ab Tag eins ein Rechner im landesspezifischen Layout bereit“, berichtet Herr Peters, Head of Digital Business Solutions.
Ein weiterer Vorteil: Die Hardware wird ESL Gaming erst beim Auslösen der Bestellung in Rechnung gestellt. Das gleiche gilt für den Hersteller-Support. Dieser läuft erst an, wenn das Gerät das Lager verlässt. Damit die Hardware auf schnellstem Weg zum Zielort gelangt, wird sie per DDP (Delivered Duty Paid), verschickt. Dabei erledigt netgo alle anfallenden Formalitäten wie die Zollabwicklung und trägt sämtliche Kosten wie Einfuhrgebühren oder Mehrwertsteuer. Die Hardware wird wie eine nationale Lieferung direkt zugestellt. „Weder wir noch unsere Mitarbeitenden vor Ort müssen sich um irgendetwas kümmern“, sagt Peters. Sämtliche in Vorkasse geleistete Kosten werden ESL erst im Nachhinein und transparent weiter berechnet.
Eine weitere Entlastung brachten der Aufbau des Beschaffungsportals im ESL-Design und dessen Anbindung an das zentrale E-Procurement-System von ESL. Durch den Punch-Out kann ESL direkt im netgo estore standardisierte Hardware-Warenkörbe definieren. Diese werden dann in das kundeneigene Procurement-System Coupa übertragen. Der gesamte Beschaffungsprozess läuft automatisiert ab. Die Anwenderinnen bestellen mit wenigen Klicks ihr „Wunschgerät“ im Portal. Dann wird im Kundensystem eine Bedarfsanforderung ausgelöst und der Genehmigungsworkflow angestoßen. Anschließend geht die Bestellung zurück in den netgo estore und der Lieferprozess startet. Ein aktuelles Projekt ist die Rückführungslogistik. Dazu holt netgo nicht mehr gebrauchte Hardware zurück ins Zentrallager, bereitet sie auf und stellt sie zurück in das ESL-Beschaffungsportal. ESL Gaming erspart sich das Handling und die Hardware ist wieder kurzfristig verfügbar.
Unser Ziel ist es, den Beschaffungsprozess weitestgehend zu automatisieren bzw. auszulagern. Jeder manuelle Eingriff, den wir vermeiden, spart uns Zeit und Geld. In regelmäßigen
Abständen prüfen wir daher gemeinsam, welche weiteren Prozesse wir zusätzlich an netgo auslagern können.
Ergebnisse: Automatisierte Abläufe und zusätzliche Services
Mit Hilfe des netgo estore hat ESL Gaming einen zentralen und durchgängig digitalen Hardware-Beschaffungsprozess etabliert. Standardisierte und automatisierte Abläufe sowie Services wie Logistik und Lagerhaltung verkürzen die Lieferzeiten auf wenige Tage. Mitarbeitende in IT und Einkauf werden entlastet – trotz steigender Komplexität bei den Lieferanforderungen. Vordefinierte Warenkörbe sichern die Compliance und ermöglichen bessere Einkaufspreise. Gleichzeitig hat sich ESL Gaming neue Möglichkeiten erschlossen, Zeit, Geld und Arbeit einzusparen, z. B. durch die volle Support-Laufzeit ab Lager oder den DDP-Versand. „Mit netgo haben wir einen Partner gewonnen, bei dem wir uns darauf verlassen können, das alles reibungslos läuft und mit dem wir auch bei unvorhergesehenen Problemen schnell eine pragmatische Lösung finden“, resümiert Herr Peters, Head of Digital Business Solutions.
